Dal 1° gennaio 2019 l’utilizzo della fattura in formato elettronico, la c.d. e-fattura, diventa obbligatorio oltre che per le operazioni con la Pubblica Amministrazione, anche per le cessioni di beni o la prestazione di servizi tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business) e tra un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).

 

Cos’è la fattura elettronica e che differenze ci sono con la fattura di carta?

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti:

1)           va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone

2)           deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Il SdI è una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:

• verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura
• controlla che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.

In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento.

In definitiva, quindi, i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.

Restano valide le regole che consentono di predisporre la c.d. “fattura (elettronica) differita” entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, nel rispetto delle disposizioni previste dall’articolo 21, comma 4 lett. a), del Dpr n. 633/72.

Dal punto di vista operativo, questa disposizione può consentire all’utente di avere più tempo per predisporre e trasmettere al SdI la fattura elettronica, fermo restando l’obbligo di rilasciare al cliente – al momento dell’operazione – un documento di trasporto o altro documento equipollente anche su carta.

Chi sono i soggetti obbligati ad emettere la fattura elettronica?

Tutti i soggetti passivi IVA purché residenti, stabiliti o identificati in Italia con riferimento alle operazioni aventi ad oggetto le cessioni di beni e le prestazioni di servizi.

L’uso della fattura elettronica non è obbligatorio per i soggetti rientranti nel c.d. “regime di vantaggio” di cui all’art. 27, co. 1 e 2, del D.L. n. 98/2011 e per i soggetti che applicano il regime forfetario di cui all’art. 1, co. da 54 a 89, della Legge n. 190/2014, che però le potranno ricevere.

Tuttavia, i suddetti soggetti possono comunque emettere, in via opzionale, fatture elettroniche seguendo le disposizioni previste dall’Agenzia delle Entrate.

Quanto ai soggetti non residenti in Italia, attualmente non è consentito emettere fattura elettronica nei loro confronti. In sostituzione è previsto un nuovo adempimento, il c.d. “esterometro” che si sostanzia nell’obbligo di comunicazione dei dati delle operazioni con l’estero.

Quali sono i vantaggi della fattura elettronica?

La fatturazione elettronica innanzitutto permette di eliminare il consumo della carta, risparmiando i costi di stampa, spedizione e conservazione dei documenti.

Infine, essendo certa la data di emissione e consegna della fattura (poiché la stessa viene trasmessa e consegnata solo tramite SdI), si incrementa l’efficienza nei rapporti commerciali tra clienti e fornitori.

ATTENZIONE

Come predisporre, inviare e ricevere l’e-fattura (Gestione del ciclo attivo delle fatture)

Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di:

• un PC ovvero di un tablet o uno smartphone
• un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML previsto dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018. Nel software di compilazione andranno inseriti i dati del cliente (cessionario/committente), con l’aggiunta del nuovo campo obbligatorio  “Codice Destinatario”: quest’ultimo campo rappresenta “il luogo virtuale” dove recapitare le fatture; potrà essere compilato con il codice di 7 cifre alfanumerico che avrà comunicato il cliente ( che di solito viene fornito dalla software house del programma di fatturazione) ovvero con un  indirizzo PEC se  il cliente avrà  scelto questo canale quale indirizzo telematico dove intende ricevere la fattura. Se il cliente non comunica alcun indirizzo telematico (ovvero è un consumatore finale oppure un operatore in regime di vantaggio o forfettario), sarà sufficiente compilare solo il campo “Codice Destinatario” con il valore “0000000”. In questo caso, il SdI non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest’ultimo in un’apposita area di consultazione riservata del sito dell’Agenzia. Quindi, sarà importante che il fornitore consegni al cliente una copia, anche su carta, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate

Le fatture elettroniche così compilate vanno  inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse. Attività in pratica svolta dal gestionale di fatturazione scelto (FTP o Web Service) preventivamente attivato con il SdI. Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI, quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se tali controlli sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SdI in quel momento.

Ricezione fattura elettronica : scarto o acquisizione

Se il controllo non va a buon fine, il SdI “scarta” la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto (per spiegazioni più dettagliate di tali motivi si rimanda alle specifiche tecniche allegate al provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018). La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla medesima PEC o al medesimo canale telematico (FTP o Web Service) da cui ha ricevuto la fattura elettronica. La fattura scartata si considera come non emessa.

Se i controlli sopra descritti vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario”) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna.

Gestione ciclo passivo (fatture passive)

Le fatture da parte dei fornitori seguono il medesimo iter. Il SdI, una volta ricevuta la fattura dal fornitore  e in caso di esito positivo dei controlli previsti, consegna la fattura elettronica all’indirizzo telematico presente nella fattura stessa. Pertanto, la fattura elettronica verrà recapitata alla casella PEC (Posta Elettronica Certificata) ovvero al canale telematico (FTP o Web Service) che il cliente avrà comunicato al suo fornitore e che quest’ultimo avrà correttamente riportato nella fattura.

Per essere quindi sicuri di ricevere correttamente una fattura, è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita Iva e i propri dati anagrafici, come accadeva con le fatture tradizionali, ma anche l’indirizzo telematico (PEC ovvero Codice Destinatario di 7 cifre) che il fornitore dovrà riportare nella fattura affinché il SdI sia in grado di consegnare la fattura stessa.

Come si conservano le fatture elettroniche

Per legge (art. 39 del Dpr n. 633/1972) sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente.

La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Con il processo di conservazione elettronica a norma, infatti, si avrà la garanzia – negli anni – di non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e, soprattutto, poter recuperare in qualsiasi momento l’originale della fattura stessa (così come degli altri documenti informatici che si decide di portare in conservazione).

Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet; tuttavia, l’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Tale servizio è accessibile dall’utente dalla sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Per maggiori informazioni sul bando, sulla verifica dei requisiti e sull’analisi delle Vs. esigenze di investimento e sviluppo, il nostro studio è a Vostra disposizione ai consueti recapiti telefonici.

Cordiali Saluti

L&P CONSULTING SRL

 

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