PREMESSA

Parlare di scheda carburante sembra anacronistico, tutti ritengono di saper compilare correttamente una scheda carburante tralasciando dei “dettagli” che purtroppo assumono grande importanza ai fini della deducibilità del costo e della detraibilità dell’IVA. Solitamente l’atteggiamento comune è quello di far finta di niente, qualora manchi qualche dato essenziale: “tanto non è importante!”. A volte (troppo spesso) capita che contribuenti “distratti” sbaglino nel compilare la scheda indicando importi di rifornimento diversi da quelli realmente effettuati.
Con questa newsletter si vuole illustrare la normativa di riferimento e, soprattutto, le conseguenze di una scheda carburante compilata in modo impreciso.

LA “CORRETTA” SCHEDA CARBURANTE

Le imprese ed i professionisti possono dedurre in contabilità il costo per acquisti di carburante per autotrazione e detrarre la relativa IVA documentando appropriatamente i rifornimenti di carburante al fine di poter usufruire delle deduzioni e detrazioni innanzi dette. Gli impianti stradali di distribuzione carburanti, salvo alcune eccezioni, non possono emettere fattura in fase di erogazione del servizio. La scheda carburante-pertanto- è lo strumento utilizzato per dimostrare l’acquisto di carburante per lo svolgimento della propria attività imprenditoriale o professionale. È per tale motivo che diventa necessario redigere una “corretta” scheda carburante per poter inserire in contabilità tali costi.
Gli elementi essenziali della scheda carburante sono:
• intestazione della scheda al contribuente che effettua l’acquisto, partita IVA e domicilio fiscale (anche se timbro);
• estremi di identificazione del veicolo (principalmente la targa);
• numero di chilometri risultante alla fine del mese o del trimestre di riferimento rilevabile dal contachilometri del veicolo (non il numero di chilometri percorsi nel periodo). L’obbligo di indicazione del numero dei chilometri finali è espressamente previsto per gli esercenti attività di impresa ma non vi è obbligo per gli esercenti arti e professioni;
• numero progressivo della scheda;
• mese o trimestre di riferimento;
• data dei rifornimento;
• ammontare del singolo rifornimento al lordo dell’IVA;
• ammontale lordo totale nonché l’imponibile e l’IVA;
• estremi dell’esercente dell’impianto di distribuzione (denominazione, ragione sociale, ditta o cognome e nome ) anche apponendo il timbro;
• ubicazione del distributore;
• firma dell’operaio o proprietario dell’impianto per convalida dell’acquisto (se mancante comporta la non detraibilità del’ IVA).

In caso di acquisto carburante effettuato da un dipendente dell’impresa che utilizza la propria autovettura per conto del datore di lavoro, devono essere indicati sia i dati del dipendente intestatario del veicolo sia i dati dell’impresa indicando anche targa e atri dati del veicolo.
È necessario emettere una scheda carburante per ogni singolo veicolo.
La scheda può essere compilata con cadenza mensile o trimestrale, secondo le necessità del contribuente, senza che sia necessaria alcuna formalità per ufficializzare tale cadenza, e non è correlata alla periodicità delle liquidazioni IVA. Non è prevista nemmeno la bollatura e la numerazione preventive.
Il veicolo deve essere posseduto da un soggetto passivo IVA nell’esercizio di impresa, arte e professione o comunque noleggiato, in leasing, comodato, purché regolarmente documentato.

Sono esclusi dall’ambito di applicazione di tale normativa:
• gli acquisti effettuati presso gli impianti stradali di distribuzione ma che non sono destinati all’autotrazione (esempio ne sono i carburanti per motori fissi);
• gli acquisti non effettuati presso impianti stradali di distribuzione;
• gli acquisti effettuati con la procedura “netting” che riguarda il settore petrolifero;
• gli acquisti effettuati per lo Stato, gli enti pubblici territoriali, gli istituti universitari e gli enti ospedalieri;
• gli acquisti per mezzi che non possono circolare su strada ad esempio i carrelli elevatori o gli escavatori;
• gli acquisti per i quali non è possibile la contestuale certificazione ad esempio per mancanza del personale addetto. In questo caso (ad esempio per i rifornimenti fuori dall’orario di lavoro) è possibile utilizzare i buoni consegna (ricevute) normalmente emessi dalle macchinette automatiche che potranno poi essere inviati al gestore per richiedere la relativa fatturazione e che successivamente dovranno essere allegati alla scheda stessa;
• gli acquisti effettuati da autotrasportatori iscritti all’albo di cui alla legge n.298/1974;
• gli acquisti effettuati da autotrasportatori domiciliati e residenti negli Stati membri dell’UE.
Per queste ultime tre tipologie di acquisti appena elencate, continua ad essere possibile la richiesta di regolare fattura da parte dell’acquirente, ma deve essere effettuata contestualmente all’atto di effettuazione del rifornimento a pena di decadenza del diritto.

ACQUISTO DI CARBURANTE CON MONETA ELETTRONICA

Con il Decreto sviluppo n. 70 pubblicato nel 2011 è stata semplificata la compilazione della scheda carburante per i soggetti IVA che effettuano i pagamenti esclusivamente con moneta elettronica: carte di credito, carte di debito(bancomat) e prepagate. Per questi soggetti in sostanza non c’è obbligo di compilazione di una scheda carburante.
La disciplina della scheda carburante non viene meno, ma continua a operare per tutti quelli che non acquistano carburante utilizzando quale modalità esclusiva di pagamento strumenti di pagamento indicati (circolare AE 42/2012)
Sulla base dei chiarimenti forniti dalla richiamata circolare la carta elettronica:
• deve essere intestata al soggetto che esercita l’attività d’impresa o al professionista;
• può essere impiegata anche per acquisti di altri beni/servizi, ma l’acquisto di carburante deve risultare da una transazione distinta;
Con riferimento alla documentazione necessaria ai fini della detrazione IVA e della deduzione del relativo costo, l’Agenzia delle Entrate nella suddetta circolare ha precisato che l’estratto conto deve riportare gli elementi necessari all’individuazione dell’acquisto e quindi la data del rifornimento, il distributore presso cui è stato effettuato il rifornimento e l’ammontare del corrispettivo.
Recita la circolare : “Detti elementi, in particolare, sono indispensabili per ricollegare l’acquisto effettuato al soggetto, persona fisica o giuridica, che esercita un’attività d’impresa o un’arte o una professione….omissis…Le richiamate indicazioni si riferiscono, evidentemente, ad un contenuto minimo che deve risultare dalla documentazione dell’acquisto di carburante per consentire sia la detrazione ai fini IVA sia la deduzione del relativo costo”

In sintesi il contribuente, per evitare di compilare la scheda carburante, deve pagare tutti i rifornimenti di tutti i propri mezzi utilizzati ai fini imprenditoriali o professionali utilizzando gli strumenti previsti dalla normativa. Vale a dire che, se viene effettuata anche solo una operazione per contanti contestualmente all’ utilizzo del metodo di pagamento con moneta elettronica (ad esempio un guasto al sistema di pagamento elettronico al momento di effettuazione del rifornimento che obbliga il soggetto al pagamento per contanti) bisognerà comunque compilare la scheda carburante.

SCHEDA CARBURANTE “IMPRECISE”: NE VALE LA PENA?

Le schede carburanti spesso sono oggetto di contestazione da parte dell’Agenzia delle Entrate in sede di verifica fiscale; in genere viene verificata la coerenza tra quanto indicato nella scheda carburante e i dati dell’autovettura (consumi, kilometri percorsi, capienza del serbatoio, ecc.)
In caso di errata o incompleta compilazione della scheda, l’Agenzia delle Entrate considera l’iva ed il costo illegittimamente detratte, recupera a tassazione le imposte ed Iva ed applica le relative sanzioni.
Se le schede carburanti vengono dichiarate “false” (ad esempio per la falsificazione della firma apposta sul timbro del titolare dell’impianto), il contribuente rischia sanzioni di natura penale.

Esempi di “imprecisioni” sono:

• dimenticarsi di riportare il numero di Km finali percorsi a fine periodo;
• non far apporre la firma dal gestore;
• non riportare la targa del veicolo;
• la casa produttrice del veicolo dichiara un consumo ad esempio di circa 15 km a litro mentre dalla scheda, in base ai
rifornimenti effettuati e i km dichiarati, si evince un consumo medio di circa 2 km a litro;
• il rifornimento che risulta effettuato in date di chiusura del distributore e i cui gestori hanno disconosciuto le
firme di convalida.

Alcune sentenze sul tema:

• la Cassazione, con la sentenza n. 21941 del 19 ottobre 2007, ha stabilito che – ai fini del riconoscimento della detrazione IVA – è necessaria la presenza della firma sul documento. In assenza di tale firma, infatti, la scheda carburante (pur in presenza di tutti gli altri elementi) non è comunque in grado di assolvere alla finalità prevista dalla legge e, quindi, la detrazione dell’IVA annotata su tale documento verrebbe negata.
• la Commissione Tributaria della Provincia di Reggio Emilia, con la sentenza 9/01/11, ha validato l’operato dell’Ufficio affermando che la scheda carburante che non riporti il numero dei chilometri percorsi alla fine del mese o del trimestre comporta l’indeducibilità dei relativi costi. In senso conforme si è espressa anche la Cassazione, con sentenza 18 febbraio 2011 n. 3947
• Sul versante penale, invece, viene richiamata la sentenza della terza sezione penale della Corte di Cassazione, la n. 912, depositata il 13 gennaio 2012, nella quale si afferma che il contribuente che “gonfia” le schede carburante al fine di evadere le imposte sui redditi e l’IVA è penalmente responsabile del reato di dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture o altri documenti per operazioni inesistenti, reato che comporta la reclusione da 18 mesi a 6 anni.
Ne vale veramente la pena “manomettere” le schede carburanti per un beneficio fiscale relativo considerando che la detraibilità Iva e la deducibilità del costo è anche limitata?

Per maggiori informazioni rimaniamo a Vostra disposizione ai consueti recapiti telefonici.

Cordiali Saluti
LORENZINI & PARTNERS SRL
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